会计电算化

会计电算化(Computerized Accounting)

会计电算化

　　会计电算化一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。

　　会计电算化是指以电子计算机为主、将当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。具体而言，它是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析和判断的过程。

　　目前，会计电算化已成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的边缘学科，其主要任务是研究如何在会计实务中应用电子计算机，以提高会计核算和管理水平。

会计电算化《财会革命——会计电算化》

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　　会计电算化信息系统必须要符合国家现行的财会制度，记账方法按照我国颁布的《企业会计准则》的规定，即企业会计核算应该采用借贷记账法。

　　会计科目的设置必须符合国家会计制度的要求，要适应财务管理的需要，要满足编制会计报表的要求。

　　科目的设置包括定义科目的编码、名称、类型、级次等。

　　科目编码是指：每一个会计科目代码都是为了反映它所对应的会计科目所包含的一定的经济内容而编制的。即每一个科目代码代表着一个会计科目。编制会计科目代码的目的是使数据的表达方式准化、长度统一，便于计算机处理。

　　科目名称是指：科目的类型基本上可以按六要素进行分类，即资产类科目、负债类科目、所有者权益类科目、收入类科目、费用类科目、利润类科目。

　　科目类型是指：所有的会计科目都应有会计科目代码与之对应，所有的科目都按统一的编码规则编码，互不相重。科目名称除分属不同明细科目的多栏科目可以重名外，其他科目都不允许重名。

　　科目级次是指：科目级次的含义与总分类、明细分类相关，一级科目的代码级位数按照国家制定的规范，企业根据管理需要设置二级、三级甚至更多，每个级次占的位数可根据需要由企业统一规定。

　　数据处理一般指对数据的收集、校验、分类、排序、汇总、贮存、检索、复制、传输、显示打印等。

　　会计电算化系统就是在电子计算机中实现对会计数据的计算和处理过程，它的建立通常要经过如下过程：

　　1、系统检查

　　主要任务是了解使用者的要求及现实环境。通过对企业调查，了解企业的组织机构、会计部门与其他部门的信息联系；通过对会计部门的调查，了解会计记录的特点和方法。系统调查的目的是要对信息做出科学合理的归纳、汇总，对业务的数据流做出准确的判断分析。

　　2、系统分析

　　系统分析的主要任务是明确新系统要做什么，即通过对现有系统进行全面详细的调查分析，用文字、符号、图表来描述调查结果，包括系统总体结构及划分，系统界面及内部接口、功能、数据流程图、数据字典、输入输出要求等系统的逻辑模型，作为下一个阶段系统设计工作的重要依据。

　　3、系统设计

　　系统分析阶段得到的逻辑模型只是指出了系统应该“做些什么”，系统设计就是要根据逻辑模型提出一个“如何去做”的具体方案，即系统的物理模型，包括确定所需硬件资源、系统模块结构图、模块设计说明书、数据库设计、文件设计、代码设计、输入输出设计等，编程人员根据这个方案就能编出满足功能要求的应用软件。

　　4、系统调试及试运行

　　设计完毕，首先以模拟数据对系统设计的各个环节进行测试，从而发现问题，不断完善。其次，在正式交付用户使用前，要人机并行操作若干个会计月度，以便两相核对，进一步检验系统设计是否正确、可靠。

　　现在，来看会计电算化系统一般的数据处理过程。

　　手工会计系统与计算机会计系统既有相同点，又有不同点，经过比较分析后，计算机会计系统具有如下特点：

　　手工会计系统与计算机会计系统的相同点有：

• 数据的层次结构

　　在会计工作中，广泛运用计算机来处理经济业务，是会计技术上的革命，但并没有改变会计的基本原理。会计电算化仍然要遵循复式记账的基本原理，对发生的经济业务都要运用复式记账原理，编制会计分录，登记账户，然后编制会计报表。

　　无论是手工会计还是电算化会计，最终目标都是为了加强经济管理，提供会计信息，进行经济预测，参与经营决策，提高经济效益，手工会计或电算化会计要达到系统目标，都必须经过数据的收集、加工、处理和传输，从价值方面入手来控制经济活动，努力实现以尽量少的投入，达到尽量大的产出。

• 基本原理
  
• 目标和基本功能

　　都要遵循基本的会计理论和会计方法。电算化会计会引起会计理论和会计方法上的变化，但这种变化是渐进型的，而不是突变型的，目前的电算化会计必须遵循基本的会计理论和会计方法。

　　都必须保存会计档案。会计档案是会计的重要历史资料，必须按照规定妥善保管。实行电算化会计，大部分会计档案的物理性质发生了变化，由手工会计下纸质的会计档案变为磁性介质的会计档案，备份消失和复制都很容易。这就要求用更科学的方法，加强会计档案的保管。

• 会计理论和方法
• 会计法规和准则

　　共同遵守会计法规和会计准则。电算化会计不能置会计法规和会计准则于不顾，相反应当更严格地执行，从措施上、技术上杜绝可能的失误。

• 会计档案保存

　　手工会计系统与计算机系统的不同点有：

• 计算工具

　　手工操作的主要工作是算盘、计算器，而计算机操作使用电子计算机及一些辅助设备，计算省时省力。

• 数据载体
• 数据处理形式

　　手工会计系统中，数据的处理要经过分类、计算、过账和登记，而电算化会计处理数据是自动进行的。

• 查找方式

　　手工会计系统的查找要翻阅各种凭证、账簿、报表，查找速度慢，而会计电算化系统，查找方便、迅速。

• 内部控制方式
• 错误更正方法
• 账务处理程序
• 账簿设置和记账
• 会计人员素质
• 会计工作组织体制
• 对账、结账和账项调整

　　☉提高了会计数据处理的及时性和准确性

　　由于电子计算机能够长时间大量存储数据，并能以极高的速度和准确性自动地进行运算和数据处理，从而打破了手工操作的局限性，可以为经济管理工作提供更为详细、更加及时的信息。

　　☉拓展了会计数据的领域

　　会计电算化以后，由于计算机有大量存储并易于调用，从广度上大大扩展了会计 数据的领域。在已建立起的过去经营活动详细记录的基础上，通过适时处理，不仅可以及时掌握当前经济活动的最新动态，而且还可以对未来经营方案进行预测，这就为日常管理、分析、预测和决策，随时提供可靠的依据。

　　☉为充分发挥会计的职能作用创造了有利条件

　　整个数据处理过程能全部由计算机自动完成，人们只需做一些辅助性的操作，而把工作的重点和主要精力放在对经济活动的分析、预测和日常管理方面，更好地完成会计反映和监督生产经营活动的各项任务，充分发挥会计的职能。

　　☉同时，备份在计算机会计系统中很重要。

　　企业在建立了会计电算化系统后，由于计算机的运算速度快、计算精度高、提供信息全面，因而大大提高了会计工作的质量，改变了会计工作的面貌，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。但是。随着会计电算化的飞速发展，利用电算化系统的弱点进行的贪污、舞弊等违法犯罪活动也有所增加，给企业和社会造成了严重的损失。由于会计电算化系统的特殊性，建立一整套对会计电算化系统舞弊的防范措施和控制制度就显得尤为重要。

　　会计电算化系统的舞弊是指某些人员为了达到个人目的，利用业务便利或者不按操作规程或未经允许上机操作，对会计电算化系统进行破坏、恶意修改、电子偷窃和人工偷窃等故意行为。舞弊者手法多种多样，具体概括为以下几类：

　　1.非法改动业务数据。这是最简单也是最常用的手法。该手法在经济业务数据输入计算机之前或输入过程中，通过虚构、修改、删除等手段来达到个人目的。

　　2.非法改动软件程序或文件。是指舞弊者为了达到个人的某种目的，对财务软件应用程序进行非法改动。或者通过维护程序来修改或直接通过计算机终端修改文件中的数据。

　　3.非法改动或窃取输出结果。此类舞弊的方式主要有非法修改、销毁输出报表、将输出报表送给公司竞争对手或利用终端窃取机密信息等。

　　4.其他非法操作。如冒名顶替、盗取密码或磁卡非待进入、仿造或模拟等。

　　会计电算化舞弊者大多数具有相当高的计算机专业知识和熟练的计算机操作技能，作案时多采用高技术、高智能的计算机手段。同时，舞弊者大多通过对程序和数据这些无形信息的操作来实现其作案目的，舞弊后对计算机硬件和信息载体可以不造成任何损害，不留痕迹，且作案时间地点不受限制，具有很强的隐蔽性。因此，会计电算化系统的舞弊带来的经济损失一般都比较大。如果电算化管理系统遭到破坏，企业在恢复系统之前难以进行正常的业务活动，损失更是难以预计，甚至有可能危及到企业的生存。

　　会计电算化系统的舞弊现象出现的原因多种多样，其中主要有两个方面：

　　1.会计软件的缺陷。目前市场上有数百种会计软件，有些单位还使用自己开发的软件，各软件的水平参差不齐。一些企业使用的软件安全性与保密性上存在着诸多的问题和不足，使得舞弊者有机可乘。许多软件缺乏操作日志记录功能，对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录，出现问题不便于追究责任。另外，数据库缺少必要的加密措施，可以很方便的从外部打开修改。还有一些商业软件为了占领市杨，为用户提供修改以前年度帐目等功能。这些都为舞弊提供了便利。

　　2.企业内部控制制度的缺陷。实施会计电算化，就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束，才能充分发挥电算化的优势。目前，不少单位没有严密的管理制度或有章不循，使得会计电算化不能正常健康运转。由于内部控制制度薄弱，操作人员可能超越权限或未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，篡改、复制、伪造、销毁企业重要的数据，以达到个人目的。

　　会计电算化系统的舞弊虽然隐蔽且智能化较高，但只要采取正确的防范和控制措施，舞弊者还是无孔可入；无机可乘。

　　（一）选择好的财务软件，从源头上进行控制。企业在实行电算化时，必须结合企业自身的特点和国家的有关规定选择适合的财务软件。目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要由财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等，各地也颁布各种地方标准，如上海市财政局颁布的《上海市会计电算化实施办法》等地方性标准。另外还必须注意系统权限设置、安全性和保密性等关键因素。如果企业自行开发会计电算化系统，也必须遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。

　　（二）完善和健全企业电算化内部控制制度。电算化的内部控制，是指电算化投入使用后，为防止和减少可能发生的风险而采取的一切控制措施的总和。企业由于采用电算化，原有手工操作下的内部控制制度部分丧失作用，同时计算机数据处理易于篡改、舞弊，必须采取严密有效的措施。如：

　　1健全管理制度。包括机房、操作、文档和数据等管理制度。保证计算机系统正常运行和防止文档、数据等遭受非正常破坏。

　　2职能分隔制度。系统维护员、操作员和数据管理员应合理分工，相互制约，相互监督，预防舞弊事件的发生。

　　3授权控制制度。各级人员、每个工作人员都得到一定的授权，并以密码加以控制，防止非法操作和越权操作。

　　4时序控制制度。严格电算化业务处理流程，防止重复操作、遗漏操作和误操作。违反操作流程和操作时序要及时予以制止。

　　5防错纠错制度。电算化操作中，通过屏幕直接进行业务处理的编辑和修改，一旦存盘就不能直接修改，要修改必须通过冲正或补充登记更正。并要说明理由、修改对象、经手人等，以备事后查证。

　　6计算机档案制度。为了防止非法改动数据，必要时可把计算机文件定义为可读文件、专用文件、保密文件；重要的文件加以密锁，以加强文件数据的保护。

　　7建立操作日志制度。一旦出现问题，顺藤摸瓜，可以查清责任者。

　　会计电算化内部控制的制度措施，还可以列举更多，但同时还要加强计算机操作人员的思想教育，两手并重，严格监督，才能防患于未然。

　　（三）加强审计监督。加强审计监督有两层含义：一是通过审计人员对会计电算化系统的每一个环节进行核查监督，并审核和评估内部控制制度发现内部控制系统的弱点，改善内部控制；另一个方面要提高审计人员的素质，加强对舞弊手法的甄别能力，同时要加快审计电算化的开发和应用，以适应对会计电算化系统的审计要求。

　　（四）健全相关的法制建设。法制的建设和实施是对付计算机犯罪行为的有力措施。建立计算机系统的保护法律，明确计算机系统中哪些东西或哪些方面受法律保护或受何种法律保护，以及这些行为的处治办法，从而震慑舞弊行为。

　　随着现代信息技术、尤其是网络技术在会计领域的应用和发展，预示着网络会计即将到来，它影响着会计基本假设、财务报告的要素，并使大规模按需报告成为可能。

　　1、会计主体假设

　　在互联网的电子商务中，出现了一些看不见、摸不着的网络公司、网上公司、网际公司等虚拟公司。它不同于传统意义上的企业组织，它可借助于计算机网络根据工作任务或市场变化，迅速地进行分合、重组，即其主体可能时而膨胀、时而缩小、甚至解散。这将使得会计信息系统活动的空间范围处于一种模糊状态。为此，需要重新认识和拓展会计主体假设的空间范围。有学者就提出，应将传统的会计主体假设（一个实实在在的单位实体）变为相对会计主体假设。

　　2、持续经营假设

　　虚拟公司是一种临时性组织，从事的多是一次性的交易。它通常为了一个特定的目标，在短时间内结合形成一个新的公司，待目标完成后又可能立即解散，生命周期极短，显示出即合即分的“即时性”特征。而传统的持续经营假设却设定了企业在未来的一定期间内不会发生解体清算。因此，引发了对持续经营假设的否定。有学者就提出，应改持续经营假设为即时经营假设。

　　3、会计分期假设

　　网络环境下，依靠计算机强大的运算和传输功能，使得实时财务报告成为可能，即企业在任何时点均可提供满足不同需要的财务报告，而信息使用者随时可通过因特网查询到他们所需要的信息。而传统的会计分期假设则是定期提供财务报告，一般是一年一次，因特网上的会计报告而使用者的决策却是不断进行的，因此无法满足有关方面对会计信息的及时需要。网络会计的实时性使会计分期假设消除了时间的断点，变定期为适时。

　　4、货币计量假设

　　随着电子商务的兴起，货币不再是原来的纸币或硬币，且已不存在货款的直接交易，代之的是以电子货币进行网上结算。这将对货币量度假设产生深刻的影响。

　　此外，随着知识创新和技术的进步，对无形资产、人力资源、高级专门技术人员和高货币量度的考虑级管理人员的价值、高科技企业潜在的高风险回报以及通货膨胀的计量等，已成为一个突出问题。如何公允地反映它们的价值将是问题的核心所在。随着网络会计的出现，在未来的财务报告中，计量属性将趋向多元化，而非单一的历史成本。

　　现事项会计以及实时报告行财务报告包含资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大财务报表要素。在现代信息技术的支持下，财务报表要素的划分将越来越细，会计目标应立足于提供与各种可能的决策模型相关的经济事项的信息，由使用者从中选择自己感兴趣的信息。

　　根据决策有用学派，财务会计的目标是以信息使用者的决策需求为导向的。而现行公司财务报告模式是一种通用报告模式，即一大规模按需报告模式种大批量生产一种标准产品模式，旨在满足大多数用户的大多数类似需要。

　　然而，不同的信息使用者的具体决策模式千差万别，他们所需的信息也各不相同。为了更好满足不同使用者多样化的信息需求，在运用最新的信息技术，特别是因特网技术条件下，提出了大规模按需报告模式。

　　会计电算化的内部控制目标和手工操作一致，某些控制制度仍可沿用，但还产生其他问题原控制制度无法解决。为保证会计数据的真实可靠，需要采取相应的适合会计电算化的内部控制制度。它包括一般控制和应用控制。

　　亦称管理控制，指的是对电算化会计信息系统的组织、开发、应用环境等方面进行的控制。一般控制的强弱，将直接影响到每项计算机应用的成败。它主要包括组织控制、系统开发控制、系统工作环境控制、系统安全控制和文档控制等。

　　包含如下控制：

　　1、组织控制

　　其目标是减少发生错误和舞弊的可能性，其基本要求是职责分离，其主要内容包括数据处理部门与使用部门的职责相互分离，数据处理部门内部的职责分离和数据处理部门之外有检查和控制其活动的部门或领导等。

　　2、系统开发与维护控制

　　系统开发与维护控制。系统开发控制是为了保证计算机会计信息系统开发质量而在开发过程中合理设置的控制。因为系统开发一般要经历系统分析、系统设计、程序设计、系统测试和系统维护等阶段，相应地，系统开发的控制措施主要包括系统分析控制、系统设计控制、程序设计控制、系统测试控制、系统试运行控制和系统运行与维护控制等。

　　3、硬件及系统软件控制

　　硬件控制，又称设备控制，是由计算机生产厂家在计算机设备中实现的控制功能或技术手段。它一般包括奇偶校验、重复处理校验、回波校验、设备校验和有效性校验等。系统软件控制是利用系统软件如操作系统、数据库管理系统而实现的控制。它一般包括错误处理，程序保护，文件保护和系统接触控制等功能。

　　4、系统安全控制

　　它是为保证计算机系统资源的实物安全，保障系统正常运转而采取的各种控制措施。它一般包括硬件安全控制，软件与数据的安全控制，环境安全控制和防病毒、防“黑客”袭击控制等。

　　5、系统文档控制

　　系统文档包括计算机会计信息系统中的凭证、账簿、报表及有关软件技术文件，如系统可行性报告、系统分析与设计说明书、程序流程图、系统调试与测试分析报告和操作手册等。这些资料对系统及其控制都作了详尽的描述，因此要建立文档管理及安全保密制度。如文档应由专人保管，只有经批准的人才能接触系统文档资料等等。

　　应用控制：指的对计算机会计信息系统中具体的数据处理功能的控制。它一般包括输入控制、处理过程控制和输出控制三个方面，它们都由计算机程序来控制。

　　1、输入控制

　　除对操作人员明确职责以外，还应当用计算机程序来控制，目的是控制有意无意的凭证插入或遗漏。在程序设计时，机内凭证由计算机自动连续顺序编号，输入凭证由人工编制，两者互相核对。

　　2、处理控制

　　处理控制是对计算机系统进行的内部数据处理活动的控制。为保证控制数据输入或运行的真实性、准确性，处理过程控制完全由计算机程序来自动控制的。方法有数据控制、无用数据控制、主副控制三种。

　　3、输出控制

　　输出控制是对系统的输出结果进行的控制。其目标有二：

　　一是保证输出结果的正确性；

　　二是保证输出的结果安全地送到有权使用者手中。

　　为此，由计算机程序控制输出的凭证、账页、报表，无论正确与否，任何人不得任意更改。