信息治理

　　信息治理：即领导、指导、控制、提供保障的行为或过程，通过这些行为或过程，信息被当作贯穿于整个企业的企业资源得以有效管理，其中包括解决信息冲突问题方面的管理。

　　换句话说，信息治理扮演的是一种管理角色，同时又对作为企业资源的信息负有管理责任。信息治理其实就是为了能将信息作为一种企业资源来加以管理而实施领导（指导）和控制（确保组织不偏离方向）等管理职能。

　　在民主社会中，治理是以能够为人民大众提供福利的领导、指导和保障措施等管理职能为基础。

　　信息治理必须能够以一种特定的方式来引导和管理信息资源，在这种特定方式中，所有信息利益相关者的需求都能够得到满足，包括组织内部的利益相关者（知识员工，他们是信息使用者，同时也是产生信息的来源，即信息提供者）和组织外部的利益相关者（终端消费者、投资者、业务合作者、监管机构和企业所属社区）

　　在民主国家中，政府通常是一种多层级结构组织，从处于顶端的联邦政府到最基础的地方社区管理部门，其拥有众多层级。各个层级的管辖范围和权限都非常明确，以保障相关选民的社会需求。政府多层级式组织结构的前提是适当下放立法权到最低层级，也就是说，不应该由联邦政府一级来颁布法律，因为地方社区才最需要配置这项权力。不过有些事情不是地方政府甚至是州/省级政府这些层级能够做的，必需由联邦政府这一级立法和监督，例如国家安全问题和国防问题。

　　对于民主社会的治理必须把握好社会的良好状态与人民大众的个人自由两者之间的平衡关系。

　　国有企业和私营企业都是以某种方式联合组成的组织。这些企业可能原本是母公司的运营部门，内部被划分成各自不同的业务区域，它们也可能本身就是一个独立的企业，内部被划分成许多具有多重功能的业务部门。信息治理正是适用于这样的环境。

　　可以肯定，信息治理并不是关于信息治理内部过程或是它本身的一门学科，而是属于资源管理的范畴，即研究信息在信息时代作为一种资源该如何加以管理。

　　信息管理则是研究如何把正确的管理学原理运用于作为企业战略资源的信息的一门学科。为达到有效的信息治理，企业必须弄清楚哪些信息必须纳入联邦（企业）这一层级进行管理（治理），哪些信息则可以纳入地方（业务部门）这一层级进行管理。

　　行政领导团队作为企业的最高管理层，其首要的也是最重要的功能就是信息治理。信息作为企业资源，与其相关的关键性决策都将由这个机构来制定，而这些决策将产生深远的影响。如果一套正式的信息治理机制缺少行政领导团队这个机构，那么这样的治理机制终归会失败。它无法持续多长时间，为什么呢？因为行政领导团队总是在制定决策，而即使是对于较高管理级别的指导团队来说，这些决策都是高于一切的。

　　在部门众多规模很大的企业当中，行政领导团队可能会在高级行政层这一级建立支持性的信息治理团队或委员会。这样一个由高层委派的支持性治理团队存在有其必要条件，就是团队的人员构成要包含至少2个行政领导团队的成员，他们所扮演的角色之一就是成为行政领导团队和支持性治理团队之间相互联系的枢纽。接下来我们将讨论必须由行政领导团队执行而不能委派给其他部门的信息治理任务。

　　治理机构的任务与职责

　　1、行政领导团队

　　对于任何问题，行政领导团队都是企业最高层级的治理机构，直接向董事会负责，董事会对于行政领导团队来说则是正式的监督委员会。罗瑞修夫曼是质量管理和组织文化变革方面的著名专家，她曾说过所有的重大决策和政策都始于行政领导团队，也都终于行政领导团队，这无疑是正确的。

　　彼得·德鲁克把信息时代的企业比作交响乐团，由各方面的众多专业人士组成，但所有人在表演时却必须成为单一的整体，这就是音乐中所说的合奏。用史蒂芬·柯维的话来说，CEO必须像乐队指挥一样来管理企业，让企业的各个组成部分能够表演出“合奏”或着说是“协同表演”。跟交响乐指挥一样，CEO必须把公司的目标或意图传达给所有的管理人员和员工，然后引导企业运转以达到企业目标。

　　“无论你配置的是什么样的指导团队，关键信息问题的治理都将在行政领导办公室开始，也将在那里终结。”

• 行政领导团队的职责：
  
  • 设立公司的愿景、使命、价值观、战略；
    
  • 向所有利益相关者保证公司的总体表现；
    
  • 确保财务报表的准确性（CEO和CFO)；
    
  • 制定信息资源政策并为之提供保障（与财务政策和人力资源政策一样同等对待）；
    
  • 解决下级部门无法解决的重要信息问题；
    
  • 实现企业向信息时代高效企业转型所需的文化变革与培训；
    
  • 建立绩效衡量体系，积极促进企业内部形成健全的信息管理和信息质量管理。
    
  • 行政领导团队绝对不能把上述这些职责委派下放给其他层级。行政领导团队履行这些职责时应具备一定的知识和受过一定的培训，而这些知识和培训应该由那些充分理解信息时代模式的人提供。行政领导团队也可以目前的纯工业时代模式为基础进行决策，因为在这种情况下大部分团队成员已经接受过相关的培训。
    
  
  

　　记住你的公司准确地处于目前所处的状态，因为现状就是现状。之前的思维方式正是造成今天问题的原因，还想继续用那样的思维方式来解决今天的问题，这是不可能的。

　　如果你把行政领导团队排除在治理模型之外，那么你很可能正好也忘记了去解决你真正的问题，这时候在其他任何事情上的努力对于信息治理来说都将变成徒劳无益。

　　为什么处于治理结构最顶层的必须是行政领导团队而非其他机构？一个医疗保险公司曾经请我帮他们做关于信息质量的演讲，因为在信息匮乏的基础上做出的决策可能会夺人性命。在一次一对一的会谈当中，该公司的CEO告诉我：“信息是我们工作的重中之重。”在一次单独的谈话当中，该公司的CFO又告诉我：“信息是我们最重要的问题。”该公司对当前各个项目进行优先等级排序的工作是由它的一个指导团队负责，在44个项目中，信息质量项目被排在第22位！也就是说组成指导团队的中高层管理人员在思维上已经和行政领导们脱节了。对我这个客户的事后剖析测试显示，他们从未做过任何努力去解决所面临的信息质量问题。

　　2.业务管理“团队”

　　这个团体不是正式的组织或者委员会，这个“团队”代表着从高级到中级再到直线经理的每一个管理人员，但他们不是行政领导团队的成员。

　　与自治的单位部门相反，他们才是真正以“团队”的方式在运作。原因在于，为了使整个企业能够以单一系统的形式运作他们所有人之间都建立的相互依存的关系。德明先生把企业定义为一个系统，“系统就是指相互依存的成员共同构成的网络，成员们通过协同工作来完成系统目标。”他继续讲到，“而管理人员的职责就是引导所有的成员朝着系统目标而共同努力。……，组织中的每一个成员都必须理解并清楚系统的目标是什么，又该如何朝着系统目标而努力。每个成员都应该充分认识到一个自私、妄求独立、利益驱使的团队将给整个组织带来什么样的危险和损失。

• 业务管理“团队”的职责：
  
  • 确保团队所有成员深刻理解企业的目标，确保团队所有成员充分认识到为了使企业能够达到目标自己在相互依存的内部关系中应该扮演的角色。
    
  • 充分理解企业的信息政策并确保在各自业务领域内信息政策得到执行。
    
  • 提供资源和培训，使团队成员有能力创建和维护高质量的信息，并且能够有效利用信息为企业和客户带来效益。
    
  • 确保团队成员创建和维护（升级）的信息的质量。处于业务管理团队下游部门的那些管理人员，其部门员工具有对信息的需求，而此项职责就是要确保信息质量达到这些管理人员的要求。
    
  
  

　　3.支持性信息治理团队

　　如果你拥有一支支持性信息治理团队，他们将运用来自行政领导团队的相关知识为信息决策的执行过程提供日常监督。支持性信息治理团队将会把必需由行政领导团队进行决策的有关问题及针对性措施提交到行政领导团队，包括信息政策的发展完善和展开，以及信息政策得到执行的保障措施。

　　在这个治理机构中必须拥有至少2个以上的行政领导团队的成员，他们在行政领导团队和支持性治理团队两个机构之间，起着对上传递信息，对下发布指令的作用。

• 职责：
  
  • 向关键性信息项目提供资金和规划授权
    
  • 解决下级部门无法解决的信息问题
    
  • 将本团队无法解决的问题和只有在行政领导团队一级才能解决的问题提交给行政领导团队。
    
  
  

　　4.业务信息管理团队

　　业务信息管理团队由企业所有的业务信息管理人员组成，他们都是某方面问题的专家，由上级挑选和委派，随着时间推移轮流工作在不同的部门，目的是确保业务界定、有效价值、业务规章的详细说明以及上述构件的变更工作都具有较高质量。

　　作为一个团队，业务信息管理的共有性设置可能会对信息标准提出建议，也可能会在培训方面提供信息政策和建议，还可能为信息需求的收集、界定和塑造等过程提供改进方案。

• 职责：
  
  • 　解决单个管理人员或小型团队无法解决的界定冲突。
    
  • 　对信息标准、政策、过程的改进提出建议。
    
  
  

　　5.地方业务信息管理团队

　　在大型组织当中，没有一个人能独自理解并描述出众多各不相同的信息消费群体对特定信息的需求。如果是这样的情况，你可能会从各种不同的部门中选择业务信息管理人员来处理相关信息，而这些部门对于联合起来组成地方管理团队可能有着强烈的要求。在业务信息管理团队的活动中，某个管理人员将会成为代表着其他人的协调管理人员。

• 　职责：
  
  • 　确保信息界定的质量满足企业各式各样、不尽相同的要求。
    
  
  

　　1．及时

　　所谓及时就是信息治理系统要伶俐、快速地发现和提供治理活动所需求的信息。这儿包括两个方面：一方面，要及时地发现和采集信息。当代社会的信息纷繁繁杂，瞬息万变，有些信息稍纵即逝，无法追忆。因此信息的治理必须最快速、最伶俐地生产出职业的过程和动态，并适时地记载下已产生的情况和标题。另一方面要及时传递信息。信息只有传输到需求者手中才能发扬作用，并且具有强烈的时效性。因此，要以最快速、最有效的办法将有用信息提供给有关部门和人员，使其成为决议、指挥和操纵的依据。

　　2．确切

　　信息不仅要求及时，而且必须确切。只有确切的信息，才能使决议者做出确切的判定。失真以至错误的信息，不但不能对治理职业起到指点作用，相反还会导致治理职业的失误。

　　为保证信息确切，最终要求原始信息可靠。只有可靠的原始信息才能加工出确切的信息。信息职业者在采集和整理原始材料的时辰必须坚决实事求是的态度，战胜主观随意性，对原始材料当真加以核实，使其能够确切生产现真相况。其次是保持信息的联合性和仅有性。一个治理系统的各个细节，既相互联络又相互制约，生产这些细节活动的信息有着严谨的相关性。所以，系统中很多信息能够在不同的治理活动中协同享用，这就要求系统内的信息应具有联合性和仅有性。因此，在加整齐理信息时，要重视信息的联合，也要做到计量独位雷同，以免在信息运用时造成纷乱形势。

　　没有圆满的信息治理制度，任何优秀的方法和办法都不能充分发扬作用。为了保障信息治理系统的有效运转，俺们必须成立一整套信息治理制度，作为信息职业的章程和准则，使信息治理规范化。成立圆满的信息治理制度首要包括下边几个方面：

　　1．成立原始信息采集制度

　　一概与结构活动有关的信息，都应确切毫无遗漏地采集。为此，要成立相应的制度，安排专人或建立专门的机构从事原始信息采集的职业。在结构信息治理中，要对职业成绩突出的独位和个人予以必要的奖励，对那些因不负责任造成信息延误和失真，或者出于某种目的胡编乱造、提供假数据的人，要予以必要的处罚。

　　2．规矩信息渠道

　　在信息治理中，要清楚规矩上下级之间纵向的信息通道，同时也要清楚规矩同级之间横向的信息通道。成立必要的制度，清楚各独位、各部门在对外提供信息方面的职责和无偿，在结构内部进行公道地分工，幸免重复采集和采集信息。

　　3．提拔信息的运用率

　　信息的运用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。这个百分率越高，说明信息职业的成效越大。反之，不仅在人力、物力上造成浪费，还使有用的信息得不到平常的流通。因此，必须加强信息处理机构和提拔信息职业人员的业务水平，健康信息治理体系，经过专门的操练，使信息职业人员具有辨别信息的能力。同时，必须珍视用科学的定量剖析方法，从大量数据中找出秩序，提拔科学治理水平，使信息充分发扬作用。

　　4．成立伶俐的信息反馈系统

　　信息反馈是指及时发现计划和决议实行中的偏差，并且对结构进行有效地操纵和调节，如若对实行中出现的偏差反映迟钝，在造成较大失误之后才发现，如此就会给职业带来损失。因此，结构必须把治理中的追踪查验、监督和反馈摆在重要地位，严厉规矩监督反馈制度，定期对各种数据、信息作深入地剖析，经过多种渠道，成立快速而伶俐的信息反馈系统。