帐簿体系

背景
　　在现有的会计软件中(包括商品化会计软件和自制会计软件)，都提供了很多的会计帐本,如三栏式、多栏式、数量金额式、外币式、日记帐等。但这些帐本都是纵向帐本，只能反映某一会计科目的情况，无法反映某一类问题的情况。如“管理费用”下二级设部门，三级设费用项目，要统计和分析费用项目就很困难；反之要分析部门的费用情况很困难。后来有人提出了项目核算的概念，使会计帐本的输出有了相当的发展，由单纯的纵向帐簿过渡到了纵横交错的棋盘式帐簿体系。但这种方式的帐簿也有它的局限性，具体表现为：1所使用的软件必须提供这种功能，但有很多单位实现会计电算化比较早，而早期的会计软件大都没提供此功能，特别是一些自行组织开发的会计软件更无此功能；2.对使用者要求较高，要使用此功能必须是先进行项目定义和设置，要设置好这一功能，绝非易事；3.使用项目管理功能要求相关科目设置项目，且项目代码必须一致，否则无法生成相应的项目帐；4.项目管理只能对设置了项目核算的科目进行处理，而没有设置项目核算的科目无法包括；5.项目管理还存在一定的不足，目前提供项目核算功能的软件，只解决了帐务系统的问题，而其它子系统的问题没有得到很好的解决。
　　另外，多数单位在使用软件时，总是在科目设置时带有一定的随意性，不能将软件的功能很好的掌握，使用一段时间后，重新初始化，再从头来使用该软件。主要原因是科目设置不合理，不能达到预期的核算和管理要求，在实践过程中，发现是帐簿体系的问题。如某单位要清查单位内部的个人往来，发现很多科目下都有个人的往来情况，在清查时必须先将个人在各个科目下的帐簿或余额打印出来，然后手工加总，才能产生某人的完整往来情况，这样处理即费时，又费事，且容易出错，查询单位往来时也是如此。特别是某项费用的统计，更是麻烦。这些问题原本可由项目核算解决，但问题是使用单位并没有按项目管理的要求来设置系统，使项目帐无法产生，必须重新初始化系统。但重新初始化也不能彻底解决问题，因为在进一步的使用过程中，还有可能出现新问题。因此我们构思了新的帐簿体系，实施后交用户使用，反映很好。现将这个新的账薄体系的实现方法提供出供给大家，望能起到抛砖引玉的作用。自定义帐簿体系
　　这个新的帐簿体系系统，我们称之为“自定义帐簿体系”。它是在已有帐务系统的基础上产生的，不需要修改原有系统的任何设置和程序，只在原有系统的基础上增加一些文件和程序即可实现这个新的帐簿体系。
　　(一)“自定义帐簿体系”的数据文件及文件结构
　　任何一个帐簿的产生都离不开科目，科目是产生帐簿的基础，而会计凭证是组成帐簿的基本内容。因此“自定义帐簿体系”的数据文件中必须包含科目；为了清楚地反映,还必须列出科目的名称；为了生成帐簿的方便，还须记录科目代码的有效长度。另外我们这里提出的是一个帐簿体系，而不是单个的帐簿，因此还要记录帐簿的名称及帐簿的序号。又因为每一帐簿都由不同的科目体系构成，因此将数据文件分为“自定义帐簿体系”头文件和体文件。
　　(二)“自定义帐簿体系”模块及基本功能,以及功能实现时应注意的问题
　　这里主要阐述模块实现时所涉及的数据文件、界面、主要功能以及实现时要注意的问题。从文件设计中不难看出，要实现这一帐簿体系的功能，首先进行帐簿定义，然后根据定义的帐簿及科目生成相应的帐簿内容，因此我们将模块划分为帐簿定义和帐簿输出两个模块。下面将分别阐述：
　　1.帐簿定义模块　本模块将完成帐簿的设置和描述工作。
　　2.帐簿生成与输出模块　它根据定义文件的内容生成并输出相应的帐簿。
　　这两个模块，在实际编程时可合二为一，只要实现了上述功能即可。建议分开，因为不同的用户，有不同的权限，分开后便于进行权限控制。
　　这种帐簿功能的实现，可以弥补帐务系统没有项目核算功能设计的不足。用它可以生成任何一种帐簿，不再受系统设置和科目代码设置的影响，而产生不了我们所需要的帐簿。这一功能的实现,完善了会计电算化的帐簿体系，真正使会计电算化代替了手工，并超过了手工，实现了手工几乎不能实现的功能。