会计档案

会计档案保管期限

企业和其他组织会计档案保管期限

一.会计凭证类

　　1.原始凭证 15年
　　2.记账凭证 15年

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3.汇总凭证 15年

二.会计账簿类

　　4.总账 15年（包括日记账）
　　5.明细账 15年
　　6.日记账 15年
　　（其中现金和银行存款日记账为25年）
　　7. 固定资产卡片 报废清理后保管5年
　　8.辅助账簿 15年

三.财务报告类

　　(包括各级主管部门汇总财务会计报告）
　　9. 月、季度财务会计报告（包括所属单位 月、季度财务会计报告） 3年

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（包括文字分析）
　　10. 年度财务会计报告 永久（包括文字分析）

四.其他类

　　11.会计档案移交清册 15年
　　12.会计档案保管清册 永久
　　13.会计档案销毁清册 永久
　　14.银行余额调度表 5年
　　15.银行对账单 5年会计档案的概念
　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材

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料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。《规范》第四十五条对会计档案管理问题作出了规定。会计档案的内容
　　会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会

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计核算资料等四个部分。
　　（1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
　　（2）会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。
　　（3）会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。
　　（4）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。会计档案的装订和保管规定
　　（1）会计档案的整理立卷。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类

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按各卷顺序编号。
　　①分类标准统一。
　　一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
　　②档案形成统一。
　　案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
　　③管理要求统一。
　　建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
　　（2）会计档案的装订。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
　　①会计凭证的装订。
　　
　　一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
　　A．会计凭证装订前的准备工作：
　　a．分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
　　b．按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；
　　c．摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折

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叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
　　d．整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
　　e．记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
　　B．会计凭证装订时的要求：
　　a．用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
　　b．凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
　　c．装订凭证厚度一般1．5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
　　会计凭证装订后的注意事项。
　　a．每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
　　b．在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
　　②会计账簿的装订。
　　各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：
　　A．账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
　　B．活页账簿装订要求：
　　a．保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。
　　b．多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
　　c．在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。
　　C．账簿装订后的其他要求：
　　a．会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。
　　b．会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。
　　c．封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。
　　d．会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
　　③会计报表的装订。
　　会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。
　　（3）会计档案的保管。《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的

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档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：
　　①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
　　A．开列清册，填写交接清单；
　　B．在账簿使用日期栏填写移交日期；
　　C．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
　　②会计档案的保管要求。
　　A．会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；
　　B．采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；
　　C．会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；
　　D．会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
　　E．设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
　　F．会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
　　③会计档案的借阅。
　　A．会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。
　　B．外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
　　C．借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
　　D．借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
　　④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996年度终了日为12月5日，保管期限按1997年元月1日开始计算。
　　为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有效、不出差错。会计档案的销毁规定
　　（1）会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。
　　（2）机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。
　　（3）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
　　（4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销；各级主管部门销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销；财务部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员才加监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。